Preguntas Frecuentes
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¿Cómo se realiza la cotización del servicio?
Para ser precisos, para poder planificar el proyecto, inicialmente realizamos el estudio Primera vez, en el cual evaluamos las características como el estado de los archivos físicos y digitales, flujos y métodos de almacenamiento, el volumen, el estado de los documentos y el tipo de indexación requerida. De esta forma podemos presentar al cliente una propuesta de trabajo en las que se indiquen precios y tiempo de realización del proyecto.
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¿Qué es la indexación y para qué sirve?
La indexación es la "etiqueta" digital de tu documento. No solo escaneamos, sino que nombramos cada archivo con metadatos clave (ej. Fecha, Número de Factura, Nombre del Cliente...). Esto permite que, al buscar en tu archivo digital, encuentres la información específica instantáneamente sin tener que abrir archivo por archivo y también nos permite depurar duplicados y basura que solo quitan espacio de almacenamiento.
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¿Cómo accedo a Mi Archivo Digital?
Creamos una estructura de carpetas usando como base el software de correo electrónico que use el cliente (Google o Microsoft), de esta forma podrás acceder a tu archivo digital alojado en la nube 24/7 desde cualquier dispositivo que este sincronizado a la misma cuenta de correo electrónico con conexión a internet o sin internet, con permisos de usuario específicos para garantizar que cada empleado vea solo lo que le corresponde.
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¿Están mis datos seguros con ustedes?
Absolutamente. La confidencialidad es nuestro pilar. Firmamos contrato y acuerdos de confidencialidad (NDA) estrictos antes de tocar un solo papel y durante el tiempo pactado para la realización del proyecto. Solamente trabajamos con la información que el cliente comparta con nosotros. El cliente realiza copia de seguridad para evitar pérdidas de información. Y al finalizar el proyecto y fijándonos a nuestras políticas de privacidad toda la información del cliente será eliminada completamente de nuestros servidores con los respectivos documentos de la nube en propiedad del dueño.
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¿Quién tiene acceso a mis documentos durante el proceso?
El cliente tendrá control absoluto de su información solo permitirá el acceso a la carpeta que contenga la información que se trabajara y solo el personal autorizado y estrictamente necesario para el proceso de digitalización e indexación y estructuración del archivo Digital. Nuestros Archivistas están sujetos a acuerdos de confidencialidad y nuestros centros de operación tienen controles de acceso y monitoreo para garantizar la cadena de custodia de tu información en todo momento.
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¿En qué formato entregan los doc. que archivos digitales?
Todos los documentos f ísicos Digitalizados se entregan en formato PDF el cual permite integrar OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), que es una capa de texto sobre la imagen escaneada con lo que permite buscar texto dentro del documento. Esto amplifica la eficiencia en la búsqueda de datos específicos dentro del documentos que no son solo imágenes: son archivos seguros, inalterables y con texto reconocible que le permitirán encontrar cualquier dato en segundos, garantizando su preservación por décadas.
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¿Cómo deciden el nombre y la ubicación de cada archivo?
La indexación es la "etiqueta" digital de tu documento. No solo escaneamos, sino que nombramos cada archivo con metadatos clave (ej. Fecha, Número de Factura, Nombre del Cliente...). Esto permite que, al buscar en tu archivo digital, encuentres la información específica instantáneamente sin tener que abrir archivo por archivo y también nos permite depurar duplicados y basura que solo quitan espacio de almacenamiento.
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¿Sus archivos sirven para mi ERP o CRM?
Sí, totalmente. Entregamos los archivos en formatos estándar (PDF con OCR) totalmente sincronizados con el correo electrónico, con flujos de trabajo y con la estructura de nombres (metadatos), para que su personal encuentre lo que necesite de manera inmediata. Esto permite que los documentos estructurados en el sistema se importen o vinculen fácilmente a su software de gestión, sea un ERP o un CRM, facilitando el trabajo de su equipo."
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¿Qué es la depuración documental y por qué la recomiendan?
Muchos de nuestros clientes guardan papeles que ya caducaron hace años, trabajan con flujos documentales y hábitos organizacionales que alimentan la duplicidad del mismo documento, tanto físico como digital. Esto es lo que llamamos "el por si acaso del cliente". La depuración consiste en separar lo útil de lo innecesario. permitiéndonos identificar qué documentos ya cumplieron su ciclo legal para destruirlos o archivarlos en pasivo. Este proceso también nos permite identificar la duplicidad física y digital, contribuyendo directamente a la optimización de espacio físico y espacio de almacenamiento de los dispositivos y la nube.
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¿Qué utilidad tiene la Secretaría MAD Digital?
Este servicio esta diseñado para ser herramienta de apoyo para la gestión del manejo de calendario, agenda diaria de una persona y anotaciones de tareas pendientes, esto le permite al propietario tener su información actualizada permitiéndole el control y registro histórico de su tiempo. Todo esto acompañado del trabajó de un humano con disposición inmediata para atender tus requerimientos y trabajar de tu mano para estar al día.
¡Has tu pregunta y empecemos a despejar y ordenar!